چگونه يك ايميل كاري مناسب بنويسيم ‍

حدود 28 درصد از ساعات كاري هفتگي صرف ارسال و دريافت ايميل مي شود

به گفته ی موسسه جهانی مک کینسی حدود 28 درصد از ساعات کاری هفتگی صرف ارسال و دریافت ایمیل می شود. با صرف چنین انرژی و زمانی برای ایمیل زدن سر کار، در ذهن داشتن مقررات جدید تاثیرگذاری شما را افزایش می دهد.

هدف: اول کار به آخرش فکر کنید. قبل از نوشتن یک ایمیل مشخص کنید که چه نتیجه ای می خواهید. آیا سعی دارید اجماعی تشکیل دهید؟ آیا می خواهید جلسه ای راه بیندازید؟ آیا در تلاش برای ایجاد تفاهم هستید؟ دلیل اولیه و یا خروجی مطلوب با الویت بالا، خطوط موضوع مختلف، طرح، لحن، انتخاب فونت، دریافت کنندگان، و غیره را ایجاد می کنند. اگر اول کار به آخرش فکر کنید در مسیر روشن هدف خود قرار می گیرید.

موضوع: پس از این که فهمیدید دنبال چه چیزی هستید، بحث استراتژیک خط موضوع مطرح می شود. فرصت جلب توجه خواننده را به علاوه ی وارد کردن او در چارچوب ذهنی مناسب از دست ندهید. مثلا فرض کنید شما در تلاشید که ایلمیلی به شخصی ارسال کنید که شما را نمی شناسد ولی توسط شخص دیگری به شما معرفی شده است. یک خط موضوع رایج می تواند "معرفی به خدمات اکمی" باشد. اما اگر مثلا از موضوعی مثل "معرفی از شخص تاثیرگذاری که هر دو میشناسیم (باربارا جانسون)" استفاده کنید احتمال باز شدن ایمیلتان بیشتر است. با آوردن منبع معرفی در موضوع، از یک غریبه به شخصی با الویت بالا تر تبدیل می شوید.

برای ارتباط از طریق ایمیل برای مسائلی که زمان در آنها مهم است می توانید از موضوعاتی مثل "گزارش فروش - نیاز به پاسخ سریع" و "جلسه مرور کاری - نیاز به پاسخ تا تاریخ معین" استفاده کنید. این روش مخصوص کسانی است که می دانید پاسخ می دهند، اما ممکن است پاسخ دادن به پیامتان عقب بیفتد یا پیامتان با ایمیل های غیرضروری دیگر مدفون شود. اگر انتظار فروش دارید این راه مناسبی نیست، زیرا زمانبندیتان برایشان نامربوط است مگر اینکه اگر کسی تا زمان معین پاسخ دهد صرفه جویی بزرگی در هزینه اتفاق بیفتد.

اگر موارد مختلفی دارید که نیاز است انتقال دهید یا به پاسخ خواننده نیاز است موضوعاتی مثل "سه سوال در مورد حساب میلر" یا "دو خبر در مورد پیشنهاد سیدنی" بسیار موثرند. وقتی تعداد مواردی را که پوشش داده می شوند وارد می کنید، خواننده می تواند تخمین بهتری از زمان و تلاش مورد نیاز داشته باشد. کسانی که سطحی مطالعه می کنند و یا فقط بند اول را مطالعه می کنند و بدون اینکه صفحه را تا پایین بخوانند پاسخ می دهند، به اندازه ی کافی آماده می شوند که به کل پیامتان پاسخ دهند. این امر همچنین شما را مجبور می کند پیامتان را سازمان دهید و به هدفتان برسید، چیزی که همه ی خواننده ها قدردان آنند.

محتوا: پیش‌نویسی از چیزی که میخواهید بگویید آماده کنید و سپس آن را مرور کنید تا ببینید که آیا مطالب الویت بالا (که در قدم اول هدف ایمیلتان بوده است) را منعکس می کند یا نه. اغلب، نویسنده ها جزییات و یا پس زمینه های بیش از حد نیاز ارایه می کنند مانند مساله ی ریاضی بچه ها که شش جزییات بی فایده و دو جزییات مفید مدفون در متن پاراگراف دارد.فهم چیزی را که می خواهید برای خواننده آسان کنید تا جوابی را بگیرید که می خواهید. آن ها همچنین می توانند در صورت کمبود اطلاعات درخواست اطلاعات بیشتری کنند. حداقل می دانید به جای خواندن ایمیلتان، از آن رد نشده اند.

هنگامی که پیامتان را مرور و اصلاح کردید، بار دیگر آن را برای گرامر، املا، رعایت حروف کوچک و بزرگ، علامت گذاری و چیدمان بهینه بررسی کنید. همچنین بار دیگر آن را بخوانید تا مطمئن شوید هنگام اصلاح، چیزی به صورت اتفاقی پاک نشده باشد. من طرفدار پر و پا قرص پاراگراف های کوتاه و شماره گذاری در صورت امکان هستم. خواننده ایمیل امروزه دوست ندارد نسخه ی کوتاه شده ی "جنگ و صلح" را بخواند.

خاتمه: این نقل قول که "فراق غمی است شیرین" هرگز در ارتباط با ایلمیلی کاری استفاده نمی شود. "روز خوبی داشته باشید" های دستوری، دینی و یا فوق احساسی را برای مکاتبات شخصی خودتان نگه دارید (مگر اینکه کارتان در یک مرکز مذهبی است). اگرچه می دانم که نیت شما خیر است اما خاتمه دادن های غیر حرفه ای خطر بیگانه سازی دریافت کنندگان را بالا می برد. یک "خالصانه" یا "با تشکر" ساده راه های مناسبی برای تمام کردن ایمیلتان در جهان هستند. همچنین مطمئن شوید که اطلاعات تماستان، پیوست های مربوط و لینک های مربوط به اطلاعات پوشش داده شده در ایمیل را وارد می کنید. اگر تمام موارد را وارد کنید (به جای ارجاع به پیام های قبلی یا سایت های دیگر که قدم های بیشتری می طلبند) جوابی سریعتر خواهید گرفت. قدم های بیشتر، بوسه ی مرگ در ایمیل هستند. از خواننده بخواهید کار کند و احتمالا در پاسخ تاخیر خواهید داشت و کار ایمیلتان نیز تمام است.

موفقیت در کار به مهارت های ارتباطی گره خورده است. یادگیری ارتباط موثر از طریق ایمیل دیگر چیزی دلخواه نیست بلکه یک ضرورت برای رشد حرفه است. مانند شبکه های اجتماعیتان (و عکس هایی که آرزو می کنید ای کاش پست نکرده بودید)، چیزی که با ایمیل میفرستید برای همیشه باقی می ماند. از استراتژی ای استفاده کنید که با هدف شروع می شود، با موضوعی فکر شده و پیامی موجز ادامه می یابد و پایانی جهت دار دارد. و شما در مسیر دریافت نتایج مورد نظرتان قرار دارید.





بيمه ي پزشكي و خدمات درماني در كانادا

بيمه ي پزشكي و خدمات درماني در كانادا

بيمه ي پزشكي و خدمات درماني در كانادا

بازار كار مهاجران تحصيل كرده در كانادا و كبك

بازار كار مهاجران تحصيل كرده در كانادا و كبك

بازار كار مهاجران تحصيل كرده در كانادا و كبك

معرفي پرافتخارترين اقتصاددان ايراني

معرفي پرافتخارترين اقتصاددان ايراني

معرفي پرافتخارترين اقتصاددان ايراني

*  
*    
*  
تصویر امنیتی  
در آينده اي نزديك مشتريان بانكي كانادا خواهان بيت‌كوين هستند

در آينده اي نزديك مشتريان بانكي كانادا خواهان بيت‌كوين هستند

Mogo با داشتن نزديك به نيم ميليون نفر مشتري، داراي يك مزيت دائمي به عنوان يك برند تثبيت شده در كانادا مي باشد.
بهاي بهانه

بهاي بهانه

راستي آزمايي يا تشويق به پناهندگي
10 شغل پر درآمد در كانادا

10 شغل پر درآمد در كانادا

مطابق با جديدترين برسي هاي در سال 2017
چگونه يك ايميل كاري مناسب بنويسيم ‍

چگونه يك ايميل كاري مناسب بنويسيم ‍

حدود 28 درصد از ساعات كاري هفتگي صرف ارسال و دريافت ايميل مي شود
كمترين ميزان ماليات بر سود  كسب و كارها در جهان

كمترين ميزان ماليات بر سود كسب و كارها در جهان

در برخي كشور ها ماليات بر سود كسب و كارها بسيار ناچيز است و دولت سهم كمي را دريافت مي كند
كشورهايي با بيشترين تعطيلات رسمي در سال

كشورهايي با بيشترين تعطيلات رسمي در سال

كشورهاي زيادي در دنيا هستند كه شاهد تعطيلات عمومي بسياري در هر سال مي باشند
نگاهي به بزرگ‌ترين كشورهاي واردكننده برنج در جهان

نگاهي به بزرگ‌ترين كشورهاي واردكننده برنج در جهان

تجارت جهاني برنج از اواخر دهه 1980 درنتيجه  سياست‌هاي جديد آزادسازي تحول يافت
 كمترين نرخ بهره واقعي در كشورهاي جهان

 كمترين نرخ بهره واقعي در كشورهاي جهان

در برخي شرايط اقتصادي، همان‌طور كه اوكراين و سيرا لئون اخيراً نشان داده‌اند، نرخ بهره منفي غيرممكن نيست
نگاهي به بزرگ‌ترين بانك‌هاي جهان

نگاهي به بزرگ‌ترين بانك‌هاي جهان

بانك‌هاي چيني در اين عرصه صحنه را به دست گرفته‌اند، بانك صنعت و تجارت چين بزرگ‌ترين بانك در جهان است
بررسي اقتصاد بزرگ‌ترين شهرهاي چين

بررسي اقتصاد بزرگ‌ترين شهرهاي چين

پرجمعيت‌ترين كشور در جهان، 15 ناحيه شهري  با بيش از 10 ميليون نفر در هر منطقه دارد
20 كشور برتر جهان در صادرات پنير كدامند؟

20 كشور برتر جهان در صادرات پنير كدامند؟

در سال 2015 آلمان، هلند و فرانسه هركدام بيش از 3 ميليارد دلار آمريكا پنير صادر كرده‌اند
معرفي شركت  Uber

معرفي شركت Uber

بزرگترين ناوگان تاكسي‌راني جهان، بدون حتي يك خودرو
برترين كشور‌هاي صادركننده‌ي مبلمان و لوازم منزل

برترين كشور‌هاي صادركننده‌ي مبلمان و لوازم منزل

اكثر كشورهاي برتر صادركننده‌ي اثاثيه‌ي منزل در كشورهاي غربي قرار دارند
آشنايي با مهاجران موفق استراليا

آشنايي با مهاجران موفق استراليا

بسياري از مهاجران موفق در استراليا با دست خالي به اين كشور رسيده اند وزندگي خود را آغاز كردند
توزيع دانشگاه هاي بلغارستان

توزيع دانشگاه هاي بلغارستان

معرفي بهترين دانشگاه هاي آزاد كشور بلغارستان
نگاهي به دانشگاه فني صوفيا

نگاهي به دانشگاه فني صوفيا

قديمي ترين مدرسه فني بين المللي در بلغارستان
8 گام براي موفقيت در آزمون زبان انگليسي

8 گام براي موفقيت در آزمون زبان انگليسي

براي بالا بردن سطح زبان خود اين هشت گام را دنبال كنيد
7 دليل براي تحصيل در سوئد

7 دليل براي تحصيل در سوئد

آيا مي دانستيد كه سوئد ميزبان بعضي از معتبرترين دانشگاه هاي دنيا است؟
دانشگاههاي برتر در نيوزلند در سال 17/2016

دانشگاههاي برتر در نيوزلند در سال 17/2016

هشت دانشگاه برتر در نيوزلند در ميان بهترين دانشگاه هاي جهان، در رتبه هاي زير 450 قرار دارند
آشنايي با  نظام آموزش‌وپرورش استراليا

آشنايي با نظام آموزش‌وپرورش استراليا

آموزش‌وپرورش در استراليا تجربه‌اي براي كل عمر است
نكاتي ارزنده در باره دانشگاه مك كواري ، شهر سيدني و كشور استراليا

نكاتي ارزنده در باره دانشگاه مك كواري ، شهر سيدني و كشور استراليا

منافع حاصل از تحصيل در استراليا به طور جدي تغييردهنده مسير زندگي است
هر آنچه كه بايد راجع به آزمون GRE بدانيد

هر آنچه كه بايد راجع به آزمون GRE بدانيد

براي آزمون GRE آماده مي‌شويد؟ يا شايد فقط هنگامي‌كه مردم راجع به فارغ‌التحصيلي و پذيرش مدارس تجاري صحبت مي‌كنند به گوشتان خورده است؟
چند نكته مهم در مورد آموختن زبان

چند نكته مهم در مورد آموختن زبان

پيشنهاد بازار بين‌المللي كار
مشهورترين مدارس شبانه‌روزي جهان

مشهورترين مدارس شبانه‌روزي جهان

بازار بين‌المللي كار بررسي كرد
مردم دنيا درباره كانادايي‌ها چه فكري مي‌كنند؟

مردم دنيا درباره كانادايي‌ها چه فكري مي‌كنند؟

مردم در كشورهاي ديگر به شدت ما را دوست دارند ...
مهم‌ترين رويداد تورنتو با دو ميليون بازديد كننده

مهم‌ترين رويداد تورنتو با دو ميليون بازديد كننده

نمايشگاه ملي كانادا يا همان The Canadian National Exhibition – CNE بزرگ‌ترين و مهم‌ترين رويدادي است كه در نيمه دوم آگوست در شهر تورنتو برگزار مي‌شود
زبان و آداب و رسوم مردم ايتاليا

زبان و آداب و رسوم مردم ايتاليا

تقريبا 60 ميليون ايتاليايي زبان در ايتاليا زندگي مي‌كنند، نيم ميليون در سوئيس كه يكي از چهار زبان رسمي آن ايتاليايي است و يك و نيم ميليون نفر هم در فرانسه و يوگسلاوي سابق
وسايل  مورد نياز قبل از مهاجرت به كانادا

وسايل مورد نياز قبل از مهاجرت به كانادا

اگر ميخواهيد در زمان ورود به كانادا با مشكلي روبه رو نشويد اين نكات را رعايت كنيد
سيدني استراليا داراي يكي از زيباترين خطوط ساحلي دنيا

سيدني استراليا داراي يكي از زيباترين خطوط ساحلي دنيا

اين شهر جذاب و ديدني شناخته شده ترين و آشناترين افق‌هاي شهري دنيا را به خاطر بندرگاه مشهور خود دارد
فقير ترين كشور تا قرن 20 يكي از مرفه ترين كشور حال حاضر دنيا است

فقير ترين كشور تا قرن 20 يكي از مرفه ترين كشور حال حاضر دنيا است

آمار جرم و جنايت به حدي پايين است كه پليس ايسلند هم غير مسلح است
گرجستان ، كشور آتشفشانها

گرجستان ، كشور آتشفشانها

در گرجستان،تعداد بسيارزيادي از ناحيهاي آتش فشاني فعال ازدوره‌هاي گوناگون اخير زمين‌شناسي وجود دارد،
سواحل طلايي درياي سياه

سواحل طلايي درياي سياه

كشور بلغارستان در يك نگاه
هزينه ي متوسط تعطيلات آخر هفته در شهرهاي گوناگون جهان

هزينه ي متوسط تعطيلات آخر هفته در شهرهاي گوناگون جهان

اين مطلب را آژانس مسافرتي پالم بيچ هاليديز مالزي به شما تقديم ميكند
محبوب ترين جاذبه هاي گردشگري جهان

محبوب ترين جاذبه هاي گردشگري جهان

صدر جدول مطعلق به ايالات متحده است (مطلب ويژه نوروزي)